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店舗運営でどの会計ソフトを使えばいいかアドバイスが欲しい

2021年11月01日

会計ソフトは何をしてくれるものでしょう?会計ソフトは取引を記録する(お金の流れや事業の取引を記録すること)→会計処理(取引記録を勘定科目に振り替える)→試算表の作成(各勘定科目の数字を集計し損益計算書と貸借対照表を作成する)という流れで最終的に確定申告書に必要な試算表を作成するものです。

最近はかなり進化し、「簿記の知識がなくても簡単に処理できる」というものが多く見られます。

会計ソフトが経理処理を簡単にしてくれることは事業主にとってはとても有難いことです。

事業主にとって貴重な時間を経理処理にできるだけかけたくないものですから。では、どの会計ソフトを選べば時間をかけずに経理処理が簡単にできるのか?とても迷うものだと思います。

ただ、飲食店などの店舗型の事業となるといくつか絞られてくると思います。

店舗運営でいちばん大事な物はレジです。レジは店舗の収入、支出の現金の流れの要となります。

店舗においてレジを通さずに現金の入出金はほとんど考えられません。

そのため税務調査でもレジの管理はかなり重要度が高く、レジの現金の有高、レジの入出金は細かく見られます。キャッシュレスが進む現代においては一段とレジの重要性が増しております。

支払い方法の多様化により収入の管理が複雑になっておりますので昔ながらのレジを使っていると収入の管理をレジだけでは行えず、別にエクセルなどで管理しなければならなくなります。

だから経理の面からレジは重要で、レジに収入の管理を集中させることで経理が楽になります。そして、レジで得たデータを会計ソフトと連動することで売上のデータなどを会計ソフトに手入力することなく、直接会計ソフトに記録される機能を備えているものがあります。この機能は経理処理をかなり簡略化することができます。

さらに、最近ではレジの機能が増え、キャッシュレス化に対応できたり、現金管理だけではなく、売上の管理をすることで業績の即時数字化や財務分析ができたり、シフト表の作成・管理や給与計算などのスタッフの管理までできるようなものもあります。

そのため、店舗経営においてもどのレジを使うかがとても重要となります。

今はタブレットやスマホを媒体として、Square (スクエア)、iPadレジ「ユビレジ」、Airレジ、コイニー、スマレジなどのアプリを使って簡単に導入することができるようになってますので、使いやすいのを選んでいただければ良いと思います。

レジが決まれば自ずと会計ソフトはクラウド型の会計ソフトfreee、マネーフォワードクラウド会計、弥生会計オンラインの3つに絞られてくると思います。なぜこの3つに絞られるかと言うと、レジとのデータの連動ができるのが今のところ、これらのクラウド型の会計ソフトしかないからです。

ただ、このクラウド型の会計ソフトの中でもレジによって連動できないものや連動できても不便さを感じるものがありますので、レジとの連動の方法やし易さなどを十分精査し、会計ソフトを選別して下さい。

それでも会計ソフトが絞れない場合は以下に掲げる項目がどうなっているのか、店舗運営の実情にあった処理ができるのかを判断基準として会計ソフトを選んでみて下さい。

 

①銀行口座、クレジットカード、電子マネーなどとの連携ができるか

事業の経費においてもキャッシュレス化がどんどん進んでいるため、経理上レジの次に重要度の高いものが銀行口座、クレジットカード、電子マネーの取引記録です。

これらは会計ソフトとの「連携」も進んでいますので、「連携」できれば殆どの取引記録を手入力する必要がありません。

取引記録を手入力する作業は簿記の知識がある方でも時間のかかる作業となりますが、「連携」できる会計ソフトであれば作業時間を0にすることができます。例えば、銀行口座の取引記録「何月何日、取引業者、取引金額」が「連携」することで会計ソフトに自動的に入力されます。

この「連携」はかなり経理処理を簡略化できるものなので、導入するのは必須となります。

ただ、全ての銀行口座、クレジットカード、電子マネーが「連携」できる訳ではありません。

だから、事業でお使いの銀行口座、クレジットカード、電子マネーが連携できる会計ソフトを選択して下さい。

 

②領収書の処理方法

経費の経理処理で最後に必要となるのが現金の取引、領収書の処理です。この作業も手入力するととても時間がかかります。

ただ、前述の銀行口座等と違い、どの会計ソフトもまだ自動入力はできません。

領収書をスキャンして、そのスキャンデータから取引内容を読み取りますが、今のところ100%読み取ることはできないので、手入力する必要があります。

AIの進化により今後、読み取り精度は高くなってくると思います。

この読み取り精度については各会計ソフト、使用頻度、領収書の種類で異なるので、一概にどれが良いとは言えません。そのため、その領収書のスキャン機能は使用しつつ、それを補ってくれる簡略化できる機能があるのかどうかで決めていただきたいと思います。

また、領収書の読み取りの仕方も大切な要素の一つです。

基本的にパソコンを開き、スキャナーで領収書を読み取る方法が主流となりますが、頻繁にパソコンを開けることのない方にとって、この方法では領収書を溜め込んでしまう要因となります。

会計処理は手間を掛けずに日々行うのがベストなので、あまり良い状況ではありません。

そのような方でも日々処理できる機能の一つとして、スマホで読み取りの処理ができる方法があります。

この機能を使えば受領したその場で領収書の経理処理ができ、溜め込むこともなくなり、便利だと思います。

もしエクセルが得意であれば、領収書をエクセルに入力し、そのエクセルを会計ソフトに読み込み、取引記録を入力できる機能もあります。

会計ソフトに直接手入力するより楽に入力できますので、簡略化できる方法の一つとして有効な方法だと思います。

さらに、多少費用はかかりますが、取引記録の代行入力を行ってくれる機能もあります。

事業主にとって領収書の処理はとても手間のかかることになりますので、この経理処理を手入力することなくどう簡略化できるかは会計ソフトを選別するときの重要な要素となると思います。

 

③AIを使った会計処理のしやすさ

冒頭で述べさせて頂きました会計ソフトの役割ですが、「取引を記録する」と「会計処理」は別の処理となります。

①で銀行口座等が自動的に入力されると申し上げましたが、あくまで取引記録が入力されるだけです。例えば仕入れ業者に10月8日に10万円振り込んだとします。その事実が入力されますが、その仕訳(仕入勘定科目)が行われるわけではありません。

この事実を元に事業主が「仕入」という勘定科目に仕訳を行います。

会計処理が不慣れな方はこの事実がどんな勘定科目になるのかを選択するのに迷うと思います。

さらにその後同じ取引を繰り返すことはよくあることですが、そんな同じ取引でも同じ会計処理を事業主がしなければなりませんし、その会計処理が記憶に残っていなければ思い出す手間や調べる手間がかかってしまいます。

近年の会計ソフトは「取引を記録する」に勘定科目を紐付けて、「会計処理」を自動で行ってくれる機能を備えるようになってきました。

その機能の核となるのがAIです。AIの学習機能によって会計処理が飛躍的に楽になります。

ただ、まだまだ進化の途中で、全ての取引記録を会計処理できるところまでには至っていません。

やはりここでもそれを補ってくれる機能があると簡略化できると思います。

一度行われた「取引履歴」に勘定科目に紐づけて、「会計処理」を自動で行ってくれるように設定する機能があります。

最初はご自身で会計処理し、その設定を行う必要がありますが、次に同じ取引が行われた場合には自動的に会計処理が行われますので、会計処理する手間がなくなります。

その設定が進めば日々の経理処理を殆どせずに試算表が作成することができるようになっていくと思います。

どのように会計処理を簡単にしてくれるのかも会計ソフトを選別する判断基準となります。

 

④確定申告書の作りやすさ

会計ソフトを使えば確定申告までできると思っている方が多くいらっしゃいますが、基本的に会計ソフトと確定申告書を作成するソフトは別です。

税理士事務所でも会計ソフトで損益計算書、貸借対照表を作成し、それを元に確定申告書の作成ソフトに入力しております。

確定申告書を日頃作成している者にとってそのやり方に慣れているという事もありますが、確定申告書の全体像が把握できるため、このやり方を好んでおります。ただ、不慣れな方はそれが手間だと感じたり、わかりにくいと思うかもしれません。

もし不慣れで、面倒だと感じる方であれば、会計ソフトで会計処理が終われば自動的に確定申告書の損益計算書・貸借対照表の作成できるものがありますので、そちらを選択したほうが良いかもしれません。

さらに、確定申告書の作成には控除項目の入力が必要となりますが、質問形式でいくつかの質問に答えるだけで控除項目の入力が終わり、確定申告書を完成できるものもありますので、このような機能を備えた会計ソフトを選んだほうが良いと思います。

最終的に確定申告書の作成が必要となりますので、確定申告書の作成に手間をかけないことも会計ソフトを選別する重要な要素となると思います。

 

店舗運営向け会計ソフトまとめ

店舗型の事業を行っている方は現場にいる時間が殆どだと思います。

そのためパソコンを使い、経理処理や会計処理にかける時間はなるべく少ないほうが良いと思います。

その手助けをしてくれるのが会計ソフトですから、できるだけ時間短縮できるものを選んで頂きたいと思います。

これまで時間の短縮につながると思われる会計ソフトの機能について述べてきましたが、事業主によって状況は異なるので、店舗運営の際には、自分の状況にあった会計ソフトを選別して下さい。

 

 

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